11,000km 떨어진 뉴욕에서도 실시간 관리 가능, 상업용 건물관리 서비스 빌딩케어 도입 사례

'공간 관리'라고 하면 대부분 딱딱한 시설관리나 차가운 비즈니스 관계를 떠올리기 마련입니다. 하지만 종합부동산회사 유니버스의 이세훈 대표는 7000km 떨어진 뉴욕 현지에서도 놓치지 않는 꼼꼼한 건물관리로 이런 고정관념을 깨고 있습니다.

"계약서를 일일이 찾아보고 확인하려면 한국에 있어도 시간이 많이 걸리는데, 해외에서는 아예 불가능했죠. 하지만 지금은 뉴욕에서도 실시간으로 모든 계약 현황을 체크하고 관리할 수 있습니다."

현재 콜롬비아 대학 건축대학원에서 부동산 개발을 전공하고 있는 이세훈 대표는 미국 현지에서 선진 부동산 기술을 배우는 동시에, 건물관리 디지털 솔루션 빌딩케어로 한국의 건물들을 관리하고 있습니다.

상업용 건물관리의 새로운 패러다임을 제시하다

유니버스는 원래 KP에셋이라는 이름으로 부동산 물건 정보를 중개사들에게 제공하는 일을 해왔습니다. 최근에는 사업 영역을 확장해 부동산 개발과 자산관리까지 아우르는 지주사 체제로 전환을 준비하고 있죠.

유니버스는 단순히 임대차 관리에만 머무르지 않고 다양한 부동산 사업 개발과 자선사업까지 영역을 넓혀가고 있습니다. 특히 이세훈 대표는 콜롬비아 대학원에서 공부하며 접한 미국의 선진 부동산 관리 방식에 주목했습니다. 한국의 여러 자산관리 시스템이나 관리 툴이 해외에서 들어온 만큼, 현지에서 직접 배우고 경험하는 것이 중요하다고 판단했죠.

이런 선진화된 시스템을 벤치마킹하면서도, 한국 시장에 맞는 자체적인 관리 방식을 고민하고 있습니다. 그 첫 단계로 체계적인 건물관리 시스템 도입이 필요했고 빌딩케어가 그 시작점이 되었습니다.

상업용 건물관리 프로그램, 빌딩케어 도입 전후의 변화

빌딩케어를 도입하기 전에는 모든 계약 관리가 수기로 이뤄졌습니다. 계약서는 파일철에 보관했고 임차인 요구사항은 대부분 기억에 의존했습니다.

특히 계약서 하나를 찾으려면 많은 시간이 필요했죠. 파일철을 꺼내서 계약서를 일일이 넘기면서 만기일자도 찾아야 하고 계약 내용도 확인해야 했습니다. 오래된 계약서는 종이가 낡아서 읽기도 힘들었고 계약서마다 양식이 달라 원하는 정보를 찾는 것도 쉽지 않았습니다.

특히 해외에서의 관리는 더 큰 문제였습니다. 뉴욕에서 한국 건물을 관리하려면 모든 계약서를 들고 다녀야 했기 때문입니다. 지금은 빌딩케어가 있어 가능하지만, 그때로 돌아가면 생각만으로도 쉽지않은 일이었습니다.

이런 불편을 해소하고자 도입한 빌딩케어는 특히 계약 만기 관리에서 큰 도움이 됐습니다. 계약 만료가 다가오는 임차인을 미리 파악하고 재계약을 위한 준비를 할 수 있게 된 거죠. 이제는 해외에서도 실시간으로 계약 현황을 체크하고 적절한 시점에 대응할 수 있게 되었습니다.

계약관리부터 실시간 리포트까지

빌딩케어 도입 후, 이세훈 대표는 모든 계약 현황을 실시간으로 파악할 수 있게 되었습니다.

계약서를 찾고 만기를 체크하는 단순 작업이 3-4배 빨라졌을 뿐만 아니라 체계적인 데이터 관리도 가능해졌죠. 특히 매월 발생하는 청구와 수납 관리, 보고서 작성 등이 자동화되면서 업무 효율이 크게 높아졌습니다.

기존에는 각각의 업무를 처리하기 위해 여러 문서를 오가며 확인해야 했지만 이제는 하나의 대시보드에서 모든 정보를 한눈에 파악할 수 있게 된 것입니다. 계약 만기일이 다가오는 건물을 놓치지 않고 체크할 수 있게 되었고 매월 반복되는 청구 업무도 자동화되어 실수나 누락의 위험이 크게 줄었습니다.

웹 기반 솔루션으로 실현된 유연한 건물관리

웹 기반 솔루션이기에 가능한 실시간 관리는 해외에서도 큰 장점을 발휘합니다. 일정 관리부터 문서 작성까지, 모든 업무가 클라우드에서 이루어지다 보니 장소에 구애받지 않고 즉각적인 대응이 가능해진 것이죠.

이세훈 대표가 뉴욕에서도 한국 건물의 현황을 실시간으로 파악하고 의사결정을 내릴 수 있게 된 것이 가장 큰 변화입니다. 특히 기존에는 해외 출장 시 모든 계약서와 관련 서류를 들고 다녀야 했지만, 이제는 노트북이나 태블릿만 있으면 언제 어디서든 필요한 문서를 찾아볼 수 있게 되었습니다.

임차인의 문의에도 실시간으로 대응할 수 있고 새로운 계약 검토나 의사결정도 지체 없이 진행할 수 있어 업무 효율이 크게 향상되었습니다.

건물관리 시스템, 그 다음 단계를 준비하며

유니버스그룹은 빌딩케어를 통해 한발 더 나아간 건물관리 시스템을 구상하고 있습니다. 현재는 계약관리와 임대료 협상 데이터 활용에 초점을 맞추고 있지만 앞으로는 더 다양한 기능을 기대하고 있죠. 특히 주변 부동산 중개업소 정보 연동이나 차트형 일정관리 등 실용적인 기능들이 추가되길 희망하고 있습니다.

무엇보다 이세훈 대표는 미국 현지에서 배우고 있는 선진 부동산 관리 방식을 한국에서도 적용하고 싶다고 말합니다. 부동산도 전문적이고 체계적인 자산관리 서비스가 필요한 시대가 왔다고 보는 것이죠. 빌딩케어와 같은 디지털 솔루션이 그 변화의 시작점이 될 것으로 기대하고 있습니다.

상업용 부동산 관리의 디지털 동반자, 빌딩케어

빌딩케어는 계약관리부터 청구·수납, 시설보수, 일정관리, 월간 보고서 등 건물의 다양한 관리 요소를 한 화면에서 모두 관리할 수 있는 상업용 건물관리 솔루션입니다. 특히 클라우드 기반으로 개발되어 PC, 태블릿, 모바일 등 다양한 기기에서 접속할 수 있어 언제 어디서나 실시간 관리가 가능한 것이 특징입니다.

빌딩케어 건물관리 프로그램의 가장 큰 장점은 직관적인 인터페이스와 실시간 데이터 연동입니다. 계약 만기일 체크부터 임대료 청구, 수납 확인까지 모든 과정이 자동화되어 있어 관리가 훨씬 수월해졌죠. 특히 유니버스그룹처럼 해외에서도 실시간 관리가 필요한 건물주들에게는 더할 나위 없이 유용한 시스템입니다.

유니버스그룹처럼 해외에서도 건물관리가 필요한 곳은 물론, 여러 지역의 다수 건물을 관리해야 하는 자산관리회사에서도 활용도가 높습니다. 지난 7월에는 한국투자파트너스로부터 투자 유치에도 성공하며 프롭테크 업계의 주목을 받고 있습니다.

언제 어디서나 가능한 건물관리의 시대가 열리다

11,000km 떨어진 뉴욕에서도 한국의 건물을 실시간으로 관리할 수 있다는 것은 몇 년 전만 해도 상상하기 어려웠던 일입니다. 하지만 이제는 디지털 전환을 통해 가능해졌습니다. 계약서 찾기부터 임대료 협상까지, 수기로 관리하던 모든 것들이 시스템으로 옮겨지고 있습니다.

유니버스그룹의 사례는 부동산 관리가 더 이상 아날로그 방식에 머물 필요가 없다는 것을 보여줍니다. 해외에서도, 이동 중에도, 언제 어디서나 건물관리가 가능한 시대, 이제 그 시대가 시작되고 있습니다.

변화의 흐름은 이제 시작일 뿐입니다.

앞으로 더 많은 건물주와 관리자들이 경험하게 될 스마트한 건물관리의 미래를 기대해 주세요. 상업용 건물관리의 새로운 장을 열어가는 빌딩케어, 앞으로 더 성장하는 모습을 보여드리겠습니다.