건물관리의 디지털 전환 성공, 빌딩케어로 데이터 기반의 관리를 시작한 아일빌딩의 사례를 공개합니다.

수기장부로 관리되는 임대료,

개인 통장으로 확인하는 수납 현황,

파일철에 보관된 수많은 문서들,

금융권 출신의 박인수 대표가 처음 마주한 아일빌딩의 모습입니다. 30년의 역사를 가진 이 건물은 체계적인 변화가 필요했습니다.

이후 아일빌딩은 건물관리 프로그램 기반의 새로운 디지털 관리 시스템을 도입하며 변화를 시작했습니다. 경영진부터 관리자, 입주사까지 만나 아일빌딩이 걸어온 디지털 전환의 과정을 들여다보았습니다.

금융맨이 바라본 건물관리의 현실

금융권에서 오랫동안 일해온 박인수 대표가 아일빌딩을 처음 마주했을 때, 가장 먼저 눈에 들어온 것은 체계성이 부족한 관리 시스템이었습니다. 관리업체는 누적 적자 상태였고, 입주자들이 납부한 월세는 제대로 관리되지 않고 있었습니다. 세금계산서 발행이나 회계 관리도 불투명했고, 문서 관리 체계도 미흡했습니다.

체계적인 관리 시스템의 부재는 업무 효율을 크게 떨어뜨렸습니다. 매월 말이면 청구서 작성과 발송, 수납 확인까지 모든 과정이 수작업으로 이루어졌습니다. 입주자 관리도 쉽지 않았습니다. 계약서나 증빙 서류를 찾으려면 수많은 파일철을 뒤져야 했고, 임대료 납부 현황을 파악하는 것도 복잡한 작업이었습니다.

건물관리의 변화, 기본에서 시작됩니다

박인수 대표는 가장 시급한 문제부터 해결하기 시작했습니다. 입주자들의 최대 불만사항이었던 화장실 문제를 먼저 개선했고, 이어서 외벽과 간판을 새로 정비했습니다.

CCTV 설치, 대문 교체 등 보안 시설도 강화했습니다. 내부 공간도 입주자들이 편리하게 이용할 수 있도록 재정비했습니다. 공용 공간에 있던 적재물을 정리하고, 필요한 곳에는 창고 공간을 새로 만들었습니다.

동시에 관리 체계도 바로잡기 시작했습니다. 불투명했던 회계 관리를 체계화했고 책임 소재도 명확히 했습니다. 과거에는 세금계산서 없이 운영되던 부분들을 모두 정리하고관리 체계를 강화했습니다. 주변 시세의 절반 수준으로 임대료를 책정해 입주자들의 부담을 낮추면서도 건물 운영에 필요한 자금은 확보할 수 있도록 균형을 맞췄습니다.

이러한 노력은 곧 성과로 이어졌습니다.

입주자들의 만족도가 높아졌고 관리 업체의 재정 상태도 개선되기 시작했습니다. 하지만 여전히 한계는 있었습니다. 수기로 이루어지는 관리 업무는 시간이 많이 걸렸고 실수의 위험도 컸습니다. 더 효율적이고 체계적인 관리 시스템이 필요했습니다.

아일빌딩의 건물관리, 디지털 트랜스포메이션의 시작

기본적인 문제들이 해결되자, 박인수 대표는 더 근본적인 변화를 만들고 싶었습니다. 수기로 이루어지는 모든 관리 업무를 디지털화하는 것이었습니다. 매월 반복되는 청구서 발행과 수납 확인, 세금계산서 발행까지 모든 과정을 자동화할 수 있는 시스템이 필요했습니다.

처음 시스템 도입을 결정했을 때는 걱정이 많았습니다. 하지만 직관적인 사용법과 친절한 고객 지원 덕분에 빠르게 적응할 수 있었습니다. 특히 빌딩케어 담당 매니저의 친절한 응대와 신속한 문제 해결은 시스템 정착에 큰 도움이 되었습니다. 평소 컴퓨터 사용이 어렵다고 느끼던 직원들도 쉽게 적응할 수 있을 정도로 사용이 간편했습니다.

빌딩케어 도입으로 아일빌딩의 관리 시스템은 완전히 달라졌습니다. 매월 수기로 작성하던 청구서는 카카오톡으로 자동 발송되기 시작했고, 임대차 계약서와 사업자등록증 같은 문서들은 클라우드에 안전하게 보관되었습니다. 특히 임대료 납부 현황을 실시간으로 확인할 수 있게 되어, 수납 관리가 훨씬 수월해졌습니다.

입주자들이 경험한 디지털 전환에서 시작된 변화

입주자들에게도 빌딩케어 도입은 큰 변화를 가져왔습니다. 가장 먼저 달라진 것은 청구서 수령 방식이었습니다. 기존에는 관리자가 직접 각 층을 방문하여 수기 청구서를 전달했지만, 이제는 카카오톡으로 자동 발송되어 언제 어디서나 확인이 가능해졌습니다. 간편해진 것은 납부 확인도 마찬가지입니다. 입금 즉시 시스템에 반영되어 별도의 확인 과정이 필요 없어졌죠.

체계적인 시설 관리와 편리한 시스템은 입주 수요로도 이어졌습니다. 아일빌딩에 입주해 있는 한 세무사는 "임대료도 합리적이고 관리도 잘 되다 보니 사람들이 없어서 못 들어오는 건물"이라고 평가합니다. 실제로 한 호실이 비었을 때는 부동산과 신경전을 벌일 정도로 입주 문의가 많았다고 합니다.

데이터와 디지털 기반의 관리 시스템은 입주자들과의 신뢰 관계 구축에도 도움이 되었습니다. 청구 내역이 정확하게 기록되고, 모든 문서가 체계적으로 관리되면서 불필요한 오해가 줄어들었기 때문입니다. 계약서나 증빙 서류가 필요할 때도 즉시 확인이 가능해져 입주자들의 업무 편의성도 높아졌습니다.

데이터가 만드는 스마트한 건물관리의 새로운 가능성

빌딩케어 도입으로 아일빌딩은 이제 모든 운영 데이터를 한눈에 파악할 수 있게 되었습니다. 매일 아침, 입금 내역과 청구 현황을 확인하며 하루를 시작합니다. 층별 수익 현황, 임대료 수납률, 공실 현황 등 건물 운영에 필요한 모든 지표를 실시간으로 확인할 수 있게 된 것입니다.

특히 시계열로 쌓이는 데이터는 의미 있는 분석을 가능하게 만들었습니다. 과거의 운영 데이터를 분석하고 현재 상황을 정확히 파악하며, 이를 통해 미래를 예측할 수 있게 된 것입니다. 예를 들어 임대료 납부 패턴 분석을 통해 연체 위험을 조기에 파악할 수 있게 되었고, 공실 발생 시기를 예측하여 선제적으로 대응할 수 있게 되었습니다.

박인수 대표는 이제 더 큰 그림을 그리고 있습니다. 단순히 임대료 수익에만 의존하지 않고, 다양한 투자와 운영 방식을 통해 지속가능한 수익 구조를 만들어가는 것입니다. 체계적인 데이터 관리는 이러한 계획을 실현하는 데 중요한 기반이 되고 있습니다.

건물관리의 새로운 변화, 이제 시작입니다

아일빌딩의 변화는 30년 된 건물도 디지털 혁신을 통해 새로운 경쟁력을 가질 수 있다는 것을 보여줍니다. 수기장부에서 데이터 기반 관리로, 비효율적인 프로세스에서 자동화된 시스템으로의 전환은 건물 관리의 패러다임을 바꾸고 있습니다.

이제 아일빌딩은 더 큰 도약을 준비하고 있습니다. 축적된 데이터는 더 나은 의사결정을 위한 토대가 되고, 자동화된 시스템은 관리의 효율성을 높여줍니다. 입주자들의 높은 만족도는 안정적인 운영의 기반이 되고 있습니다. 빌딩케어와 함께한 디지털 혁신은 아일빌딩에 새로운 미래를 열어주고 있습니다.

글로벌 기준이 되는 건물관리 솔루션, 빌딩케어

빌딩케어는 상업용 건물 관리를 위한 클라우드 기반의 구독형 소프트웨어입니다. 계약관리부터 청구·수납, 시설관리까지 건물 운영의 모든 과정을 하나의 플랫폼에서 관리할 수 있는 것이 특징입니다. 특히 최근에는 아리수 검침량 자동 조회, 통장 입금 내역 연동 등 데이터 자동화를 통해 관리 효율을 크게 높였습니다.

이러한 혁신성을 인정받아 빌딩케어는 출시 이후 600% 이상의 성장률을 기록하고 있으며, 최근에는 뉴욕 맨해튼의 럭셔리 콘도 관리 기업으로부터 도입을 확정받았습니다. 빌딩케어는 앞으로 국내를 넘어 글로벌 건물관리의 새로운 기준이 되고자 합니다. 앞으로의 여정을 지켜봐 주시길 바랍니다.